Vegagerðin - Niðurstöður fjárhagsendurskoðunar á bókhaldi ársins 2020

06.03.2023

Ríkisendurskoðun hefur farið yfir ákveðna liði í ársreikningi Vegagerðarinnar fyrir árið 2020. Vegagerðin er A-hluta stofnun ríkissjóðs og eru ársreikningar stofnunarinnar og annarra A-hluta stofnana ekki áritaðir sérstaklega, því er ekki gefið álit á ársreikningnum sjálfum. Endurskoðun fer fram sem hluti af endurskoðun ríkisreiknings og gefur Ríkisendurskoðandi út álit á ríkisreikningi í heild sinni.

Í skýrslunni eru settar fram 40 tillögur til úrbóta sem stjórnendur Vegagerðarinnar hafa tekið til skoðunar og brugðist við að hluta. 

Vegagerðin - Niðurstöður fjárhagsendurskoðunar á bókhaldi ársins 2020 (pdf)
Vegagerðin - Stjórnun, reikningshald og eftirlit með öryggi og gæðum framkvæmda (pdf)

Mynd með færslu

Útdráttur skýrslu

  1. Almennt um bókhaldið, ársreikningar
    Ríkisendurskoðun leggur til að Vegagerðin geri aðeins einn ársreikning og samþykki einungis þann ársreikning. Ársreikningurinn þarf að vera rekjanlegur í bókhald Vegagerðarinnar þannig að hægt sé að endurskoða hann og skoða fjárhæðir sem liggja að baki tölum í ársreikningi.
     
  2. Almennt um bókhaldið, bókhaldskerfi
    Vegagerðin þarf að skoða hvort að það sé þörf á að vera í sérbók í bókhaldskerfinu Orra
     
  3. Almennt um bókhaldið, millideildarviðskipti
    Þar sem erfitt er að greina millideildarviðskipti frá ytri viðskiptum þarf Vegagerðin að laga bókhaldið þannig að það haldi betur utan um millideildarviðskipti. Æskilegt er að nota sömu aðferð og er notuð hjá öðrum ríkisaðilum.
     
  4. Innra eftirlit
    Stjórnendur eiga setja verklagsreglur um innra eftirlit og ganga reglulega úr skugga um að innra eftirlit virki eins og til er ætlast. Töluvert vantar upp á að verkferlar Vegagerðarinnar séu í lagi hvað þetta varðar og að hægt sé að nýta þá við endurskoðun á innra eftirliti.

    Stjórnendur bera ábyrgð á innra eftirliti og þurfa að hafa yfirsýn yfir tilgang og fyrirkomulag þess.
     
  5. Verkferlar, almennt
    Við skoðun kom í ljós að ekki eru til skráðir verkferlar vegna tekna, launa, rekstrargjalda og varanlegra rekstrarfjármuna. Verkferlar þurfa að stuðla að virku innra eftirliti vegna allra bókhaldsferla.

    Nauðsynlegt er að yfirfara alla verkferla vegna bókhalds reglulega, að þeir séu samþykktir með formlegum hætti af stjórnendum og að starfsmenn séu meðvitaðir um hvaða verkferlar eru í gildi.
     
  6. Aðgangsheimildir, víðtækur aðgangur
    Aðgangur að fjárhagskerfinu Orra er of víðtækur hjá nokkrum starfsmönnum Vegagerðarinnar.
    Gæta þarf að ekki séu of margir starfsmenn með of víðtæka aðganga þegar minni aðgangar nægja.
     
  7. Aðgangsheimildir, ábyrgðarsvið
    Við endurskoðun kom í ljós að regluleg yfirferð á ábyrgðarsviðum starfsmanna í fjárhagskerfinu Orra væri ekki til staðar.

    Yfirfara þarf ábyrgðarsvið starfmanna reglulega þannig að hver starfsmaður
     
  8. Tekjur, tekjuferill
    Formlegur tekjuferill sem samþykktur er af stjórnendum er ekki fyrir hendi.
     
  9. Tekjur, eftirlit með tekjuskráningu
    Festa þarf í sessi reglubundið eftirlit með að allar tekjur hafi skilað sér, þ.e. að aðrir aðilar en sá sem skráir tekjur komi að eftirliti.
     
  10. Tekjur, millideildarsala
    Í bókhaldi Vegagerðarinnar er erfitt að greina millideildarsölu frá ytri sölu. Laga þarf bókhaldið þannig að alltaf sé hægt að sjá hverjar tekjur Vegagerðarinnar eru af millideildarsölu og ytri sölu.
     
  11. Laun og launatengd gjöld, samþykki launagreiðslna
    Ríkisendurskoðun mælist til þess að launagreiðslur séu samþykktar af yfirmanni fyrir greiðslu launa.
     
  12. Laun og launatengd gjöld, launaferill
    Formlegur heildstæður launaferill er ekki til staðar hjá Vega-gerðinni. Mikilvægt er að samþykktur launaferill sé til staðar ásamt gátlistum svo engin skref gleymist þegar kemur að launavinnslu og greiðslum á launum ef starfsmenn launa- og bókhaldsdeildar fara í leyfi eða frí.
     
  13. Rekstrarkostnaður, millideildarkostnaður
    Í bókhaldi er erfitt að greina millideildarkostnað frá rekstrarkostnaði sem kemur frá þriðja aðila. Laga þarf bókhaldið þannig  að alltaf sé hægt að sjá rekstrarkostnað Vegagerðarinnar án millideildarkostnaðar með einföldum hætti.
     
  14. Rekstrarkostnaður, kostnaðarferill
    Formlegur kostnaðarferill sem samþykktur er af stjórnendum er ekki fyrir hendi.
     
  15. Varanlegir rekstrarfjármunir, afskriftir á kaupári
    Afskrifa þarf þær eignir sem keyptar eru á árinu ef þær eru komnar í notkun.
     
  16. Varanlegir rekstrarfjármunir, verkefni í framkvæmd
    Færa skal framkvæmdir sem eru í gangi á lið „verkefni í framkvæmd“ meðal veltufjármuna þangað til verkið er klárað og tekið í notkun.
     
  17. Varanlegir rekstrarfjármunir og ársreikningurinn
    Í skýringum ársreiknings Vegagerðarinnar vantar sérstaka umfjöllun um samgöngumannvirki og vegakerfið og reikningshaldslega meðferð þeirra.
     
  18. Fyrningaskýrsla, samgöngumannvirki
    Ekki er til staðar fyrningaskýrsla um samgöngumannvirki. Ekki er hægt að sundurliða bókfært verð í árslok niður á einstaka eignir. 

    Eignfærslur, endurmat og afskriftir á varanlegum rekstrarfjármunum þurfa að vera rekjanlegar niður á einstaka eignir og í  fylgiskjöl þannig að hægt sé að skoða hvort kostnaðarverð á  viðkomandi eignum sé rétt fært.
     
  19. Fyrningaskýrsla, endurmat
    Brýnt er að stjórnendur geti rýnt endurmat rekstrarfjármuna og lagt mat á virðishækkun eða -lækkun einstakra eigna. Eignakerfið sem Vegagerðin styðst við fyrir stærsta hluta rekstrarfjármuna getur ekki gefið sundurliðaðar upplýsingar niður á einstaka eignir þannig að hægt sé að leggja mat á einstaka samgöngumannvirki.
     
  20. Skip, vitar og hafnir, fyrningaskýrsla
    Nauðsynlegt er að eignir Vegagerðarinnar í skipum, vitum og Landeyjahöfn að fjárhæð 10,4 milljarðar króna verði færðar í fyrningaskýrslu Vegagerðarinnar svo unnt sé að sjá bókfært verð einstakra eigna.
     
  21. Skip, vitar og hafnir, afskriftir
    Afskriftir skipa, vita og hafna á að reikna á einstaka eignir og eftir eignfærslumánuðum viðbóta innan ársins.
     
  22. Skip, vitar og hafnir, leiðréttingar
    Á árinu 2021 þarf að færa leiðréttingarfærslu vegna óbókaðra afskrifta vita á árinu 2020 að fjárhæð 87,5 milljónir króna.
     
  23. Varanlegir rekstrarfjármunir, afstemming á milli eignakerfis og fjárhagsbókhalds
    Brýnt er að stjórnendur taki út punktstöðu úr eignakerfi á uppgjörsdegi og stemmi af stöðuna við bókfært verð  samgöngumannvirkja í fjárhagsbókhaldi.
     
  24. Varanlegir rekstrarfjármunir, sundurliðun afskrifta
    Ekki er unnt að greina afskriftir og endurmat í sundur í eignakerfi Vegagerðarinnar. Afskriftir samgöngumannvirkja í rekstrarreikningi geta því innihaldið bæði afskriftir ársins og endurmat samgöngumannvirkja. 

    Ekki er heldur hægt að taka út afskriftir úr eignakerfinu niður á einstaka samgöngumannvirki.
     
  25. Viðbætur varanlegra rekstrarfjármuna, rekjanleiki í fylgiskjöl
    Viðbætur ársins sem færðar eru á samgöngumannvirki er ekki hægt að rekja í fylgiskjöl að öllu leyti. Af 31 milljarði króna viðbótum ársins er ekki hægt að rekja 11 milljarða króna af eignfærðu viðhaldi á árinu 2020 á samgöngumannvirki niður í einstaka fylgiskjöl.
     
  26. Viðbætur varanlegra rekstrarfjármuna, rekjanleiki í eignfærslu
    Eignfærslur á varanlegum rekstrarfjármunum þurfa að vera rekjanlegar niður á verkefni og bókhaldsgögn. Því er ekki hægt að skoða hvort uppsafnað kostnaðarverð á viðkomandi eignum undir samgöngumannvirkjum sé rétt fært þrátt fyrir að hægt sé að skoða eignfærslur innan ársins að hluta til í gegnum verkefni í framkvæmd.
     
  27. Verkefni í framkvæmd
    Við upptalningu verkefna í framkvæmd falla út upplýsingar í samanburði á milli ára í ársreikningi. Nauðsynlegt er að halda samanburðarfjárhæðum og upplýsingum í samræmi við ársreikning fyrra árs.
     
  28. Rökstuðningur fyrir eignfærslum
    Í skýringum ársreiknings er upptalning á eignfærðu viðhaldi vegna samgöngumannvirkja. Rökstuðningur stjórnenda þarf að liggja fyrir slíkum eignfærslum. 
     
  29. Eignfært viðhald og gjaldfærð þjónusta tengd varanlegum rekstrarfjármunum
    Í skýringum ársreiknings er upptalning á gjaldfærðri þjónustu tengdri samgöngumannvirkjum en af skýringu um rekstrarkostnað er ekki að fullu ljóst hvar þessi þjónusta er gjaldfærð. Afstemming og stuðningsgögn fyrir slíkum færslum ættu að vera til staðar í bókhaldi Vegagerðarinnar.
     
  30. Annar rekstrarkostnaður eignfærður sem varanlegir rekstrarfjármunir
    Í ársreikningi Vegagerðarinnar kemur fram í skýringu um annan rekstrarkostnað að 4,4 milljarðar króna rekstrarkostnaðar séu eignfærðir sem varanlegir rekstrarfjármunir. Reikningshald Vegagerðarinnar gat ekki sýnt fram á sundurliðun fjárhæðarinnar þannig að hægt væri að skoða eignfærslur ársins með úrtökum í endurskoðuninni. Verulegar færslur þurfa að vera studdar með 
    gögnum sem eru rekjanleg í fjárhagsbókhaldið eða stemmdar af við fjárhagsbókhaldið.
     
  31. Eignarhlutir í öðrum félögum
    Eignarhlutur Vegagerðarinnar í dótturfélaginu Speli ehf. er ekki metinn með hlutdeildaraðferð eins og fram kemur í skýringum í ársreikningi.
     
  32. Birgðir, niðurfærsla
    Afskrifa eða færa þarf niður með varúðarfærslu þær birgðir sem ekki koma til með að nýtast  Vegagerðinni. Eitthvað var um eignfærðar birgðir í árslok 2020 sem ekki koma til með að nýtast Vegagerðinni.
     
  33. Birgðir, birgðabreyting
    Gæta þarf að flokkun birgðabreytinga meðal gjalda þannig að færslan stemmi við birgðabreytingu í efnahagsreikningi.
     
  34. Viðskiptakröfur, niðurfærsla
    Ríkisenduskoðun mælist til þess að færð sé varúðarniðurfærsla vegna krafna sem áætlað er að ekki fáist innheimtar.
     
  35. Viðskiptakröfur, millideildarsala
    Gæta þarf þess að kröfur vegna millideildarsölu séu ekki meðal viðskiptakrafna heldur séu færðar út á móti öðrum millideildarviðskiptum.
     
  36. Handbært fé, aðgangsheimildir
    Aðrir starfsmenn en gjaldkerar eiga einungis að hafa skoðunaraðgang að bankareikningum. 

    Ríkisendurskoðun mælist til þess að þeim aðgangsheimildum að bankareikningum í Arion banka, sem ekki eru bundnar við ákveðna starfsmenn Vegagerðarinnar, verði lokað.

    Yfirfara þarf ábyrgðarsvið starfmanna í Orra þannig að einungis gjaldkerar hafi ábyrgðarsvið tengt handbæru fé.
     
  37. Viðskiptaskuldir, gengisuppreikningur
    Erlendar viðskiptaskuldir skal uppreikna miðað við gengi í árslok og færa skal gengismun.
     
  38. Viðskiptaskuldir, neikvæð staða
    Færa skal neikvæðar stöður á lánardrottnum yfir á viðskiptakröfur í uppgjörum.
     
  39. Viðskiptaskuldir, ógreidd laun
    Uppgjörsfærsla vegna ógreiddra launa að fjárhæð 3.298,8 milljónir króna ætti að vera færð meðal ýmissa skammtímaskulda en ekki viðskiptaskulda.
     
  40. Orlofsskuldbinding
    Ríkisendurskoðun bendir á að nauðsynlegt er að stemma af orlofsskuldbindinguna. Ekki er nóg að stemma einungis lokatölur af eins og viðgengist hefur. 

Lykiltölur

Tekjur 2020 (m.kr.)
Gjöld 2020 (m.kr.)