26.03.2003
Fjöldi sýslumannsembætta hér á landi og verksvið þeirra hafa haldist nær óbreytt í hálfa öld. Á sama tíma hefur orðið stórfelld bylting í upplýsingatækni sem breytir á margan hátt starfsskilyrðum embættanna og opnar þeim nýjar leiðir til að mæta betur þörfum almennings og vinna verk sín á hagkvæmari og skilvirkari hátt en áður. Um leið skiptir miklu máli að öryggis sé gætt við beitingu þessarar tækni. Í skýrslu Ríkisendurskoðunar, Tölvukerfi sýslumannsembætta. Úttekt á upplýsingakerfum (mars 2003), er farið í saumana á tölvumálum 26 sýslumannsembætta, jafnframt því sem bent er á ýmsa vannýtta möguleika upplýsingatækninnar.
Verkefni sýslumannsembætta eru einkum tvíþætt. Annars vegar hafa þau með höndum ýmiss konar opinbera stjórnsýslu og fjármálaumsýslu hvert í sínu umdæmi, hins vegar sinna þau löggæslu á sama svæði. Í skýrslu Ríkisendurskoðunar er bent á nauðsyn þess að vel sé staðið að öryggismálum í rekstri tölvu- og upplýsingakerfa sýslumannsembætta, bæði til þess að hægt sé að halda uppi löggæslu og almannavörnum og til að tryggja áreiðanleika gagna og vernda viðkvæmar persónuupplýsingar. Í skýrslunni kemur fram að vel er staðið að víðneti embættanna og sameiginlegum netþjónum sem Umferðarstofa rekur og eru öryggismál þar í mjög góðu lagi. Ástæða væri hins vegar til að huga betur að öryggismálum embættanna. Gæta þarf þess að starfsmenn séu skilgreindir sem notendur og að hver og einn hafi persónubundin aðgangs- og lykilorð, en á þessu er mikill misbrestur. Víða þarf líka að huga betur að staðsetningu netþjóna og sjá til þess að þeir séu hafðir í læstu rými sem vatn eða eldur kemst ekki að, en sú er ekki alltaf raunin. Þá þyrftu sum embættanna að koma betri skipan á afritatöku og varðveislu afrita.
Mikilvægt er að í tölvum embættanna sé einungis notaður löglegur hugbúnaður. Samstarfsnefnd um upplýsingakerfi sýslumannsembætta og Tölvumiðstöð dómsmálaráðuneytisins móta sameiginlega stefnu í þessum málum og sjá um innkaup á hugbúnaði samkvæmt þeirri stefnu. Tölvumiðstöðin sér einnig um uppsetningu þessa búnaðar, en í sumum tilvikum þurfa embættin sjálf að bæta við hann. Þar sem ekki hefur verið gefið út skipunarbréf fyrir Samstarfsnefnd um upplýsingakerfi sýslumannsembætta er ekki ljóst hver ber ábyrgð á lögmæti þess hugbúnaðar sem notaður er. Tölvumiðstöðin telur að hvert embætti beri endanlega ábyrgð á honum þó svo að aðrir setji upp hluta hans, en ekki eru allir starfsmenn sýslumannsembættanna sammála þeirri túlkun. Að mati Ríkisendurskoðunar er starfsemi embættanna þess eðlis að taka verður af öll tvímæli um þetta atriði.
Eins og málum er háttað er nokkuð góð samvinna milli starfsmanna skattkerfisins og sýslumannsembættanna sem annast innheimtu fyrir ríkissjóð. Álagningarkerfi ríkisskattstjóra tengjast hins vegar ekki nægilega vel innheimtukerfi ríkissjóðs og nokkuð skortir á að nauðsynlegar upplýsingar skili sér þar á milli. Þetta veldur auknu álagi á starfsmenn embættanna og skapar viðskiptavinum viss óþægindi. Nauðsynlegt er að bæta tengsl álagningar- og innheimtukerfa ríkissjóðs.
Nokkrar leiðir eru færar til að nýta upplýsingatæknina þannig að aukin hagkvæmni náist. Æskilegt er að eyðublöð embættanna verði rafræn, svo að auðveldara verði að nálgast þau en nú er raunin og gögn berist á fljótlegri og skilvirkari hátt milli staða. Það fyrirkomulag gæti einnig ýtt undir vissa verkaskiptingu sýslumannsembættanna utan Reykjavíkur og aukið samvinnu þeirra við úrlausn mála. Verkefni embættanna eru mjög fjölbreytt og því getur litlum embættum reynst erfitt að afla sér sérþekkingar á öllum sviðum. Í skýrslu Ríkisendurskoðunar eru rakin fjölmörg dæmi þess hvernig breyta mætti verkaskiptingu þannig að tiltekið embætti aflaði sér sérþekkingar á ákveðnum málum og miðlaði henni síðan til annarra sem myndu þá aðeins annast afgreiðslu í þessum málaflokki en ekki úrvinnslu. Þannig yrði gerður greinarmunur á afgreiðslustað og vinnslustað.
Sérhæfing af þessu tagi endurspeglast að hluta til í skipulagi verkefna í Reykjavík þar sem embætti sýslumanns, lögreglustjóra og tollstjóra eru aðskilin. Utan Reykjavíkur eru engar forsendur fyrir slíkri skiptingu, en með breyttu skipulagi mætti án efa efla þær stofnanir sem þar starfa, bæði með sérhæfingu og með því að færa fleiri verkefni til þeirra. Slíkt er einnig í samræmi við þá stefnu stjórnvalda að dreifa verkefnum um byggðir landsins. Í skýrslu Ríkisendurskoðunar eru nefndir nokkrir möguleikar á slíkri sérhæfingu og tilfærslu. Með því að gera lögskráningu skipshafna rafræna gæti t.d. eitt embætti hæglega séð um alla slíka skráningu í landinu og haldið utan um þá skrá í miðlægum gagnagrunni í stað þess að tollstjóri hvers umdæmis annist þetta. Þá væri eðlilegt að vínveitingaleyfi væru í höndum sýslumannsembættanna því að þau hafa það verkefni að gæta þess að leyfi séu virt. Meðal annarra verkefna sem hugsanlega mætti flytja til sýslumannsembættanna eru eftirlit með ólöglegri atvinnustarfsemi, vegaeftirlit, aflestur af þungaskattsmælum og ýmiss konar eftirlits- og þjónustustörf sem einstakar fagstofnanir sinna.